みなさん、こんにちは！なおです。
今の会社に秘書として入社し、6年目に突入しました。以前ブログにも書きましたが、この3月で秘書は卒業し、4月からは新しい業務をします。そこで、このタイミングで秘書のお仕事を振り返り、業務内容や魅力、大変なことなど、秘書のあれこれについてまとめておこうと思います。
ちなみに今回お話していく秘書というのは、企業に所属し、役員のサポートをするアシスタントのようなものと考えていただければと思います。政治家の秘書などとはまた少しニュアンスが違うかと思いますし、個人事業主の秘書については経験がないためわかりません…（こちらを期待されていた方にはお役に立てず申し訳ありません）
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秘書部（秘書室）と職場秘書
ひと言で秘書と言いますが、秘書部や秘書室などに所属する秘書と、部付きの職場秘書との２パターンあることはご存知でしょうか？
前者は会長、社長、副社長などのトップをサポートし、後者は自部署の担当役員や大部長などのサポートをするとイメージしていただければ良いと思います。
秘書部や秘書室に所属すると、やはり役員のサポートが主な業務となるわけですが、職場秘書の場合は担当する役員や部署の考え方によって、秘書業務と自部署の業務の比重はさまざまです。
わたしの場合、現在は秘書室に所属しており、副社長他２名の秘書をしながら、役員報酬などの業務をしています。
秘書ってどんなお仕事をしているの？
秘書は多忙な上司を陰で支える「縁の下の力持ち」のような存在です。結構いろいろな方から「秘書ってどんな仕事をしているの？」と聞かれますが、ひと言で言えば「雑用」という言葉がぴったりだと個人的には思っています。
主な業務内容は下記のとおり。
・スケジュール調整、管理
・出張手配
・会食やゴルフの手配
・（上記に伴う）手土産の手配
・経費の精算
・来客対応
・会議の準備
・電話やメールの対応
・その他身の回りのお世話など
すべてに言及すると長くなってしまうので、かいつまんでお話しして行きますね。
スケジュール調整・管理
1日の中で比重が高いのはやはりスケジュール調整です。社外とのアポイントはもちろん、社内打ち合わせを調整していきます。
予定をパズルのように埋めていくだけであれば割と簡単。ですが「この会議の前は時間がほしいだろうな」「この打ち合わせはちょっと押しそうだから後ろは空けておこう」「この会議の後は関係者に情報共有したいかも」などといった気配りをしながらスケジュールを組み立てていくのが、難しくもありやりがいでもあります。
また日々状況は変わっていくので、秘書がある程度各案件の優先順位を判断し、予定を変更、調整していくことが求められます。
出張の手配
出張の手配では、飛行機や新幹線、宿泊先などの手配から、海外へ行く場合は各種ビザの手続きなどもします。上司によって、深夜便はNGだとか、絶対JALが良いとか、狭い部屋はNGなどといった希望があるので、そのあたりも配慮しながら進めて行きます。今はコロナでこのようなお仕事がほとんどなくなってしまい寂しいですね。
会食やゴルフ場の手配とそれに付随する業務
こちらもコロナでめっきり減りましたが、会食場所やゴルフ場の予約、これに伴う手土産や送迎車の手配なども大切なお仕事です。個人的にはお店や手土産を調べたり選んだりするのは結構楽しくて（でも大切なお客様だと緊張するし、慎重になる…！）やりがいがあると感じています。
このあたりが基本的な仕事ですが、仕事量は上司によって様々。なんでも任せてくださる方（早朝からLINEをくれたり、病院やプライベートな旅行の予約をしたりとか。笑）がいらっしゃる一方で、担当者と直接やりとりしてくださる方だと秘書の出番が少ないこともあります。（わたしはなんでも任せてくださる方がやりやすい！）
わたしが考える秘書のお仕事の魅力
直接「ありがとう」の言葉を聞くことができる
小さなことでも「ありがとう」と言ってくださる方が多いですし、無理難題を解決したときにはめちゃめちゃ感謝してもらえます。笑
上司や周囲の方々からの「ありがとう」はやはり嬉しいですし、「お役に立てた」と実感できることは、お仕事する上での原動力でもあります。
多くの方と関わることができる
秘書をしていなければ絶対にお会いすることがないような方の対応ができたり、秘書の業務を通してネットワークができたりと、多くの方々とお仕事ができるのがとても楽しいです。特に秘書同士の繋がりは大切で、これまで素敵な方々と出会えたのは自分にとって本当に財産だなと感じています。（頻繁にやりとりするようになった秘書さんとは、だんだん仲良くなりプライベートで飲みに行きました。笑）
上司と息が合ってくるのが嬉しい
前述のとおり秘書の仕事は担当する上司によるところが大きいです。誰にでも合わせられることが大切。求められることも様々なので、だんだんと上司の特徴や癖がわかってきて、いろいろ先回りができるようになると楽しいです。息が合ってくると、だんだんと予想が当たるようになり（秘書の勘？）仕事がスムーズに進むようになってきます。
＊おまけ＊自分では行けないお店に連れて行ってもらえたり、おいしいお土産をもらえたりする
これは本当におまけですが、自分ではなかなか行けないようなお店に連れて行ってもらえることがあります。例えば桑名の日の出とか。はまぐり | 桑名のはまぐり料亭 日の出公式ホームページ | 日本なかなか予約を取るのが難しいようです。
あとはお菓子がたくさんもらえます（笑）お客様からいただいたものは「みんなで分けて食べて」と言ってくださる方が多い。お客様の中にはわざわざ秘書のために買ってきてくださる方も。あとは出張のお土産なんかもいただくことが多く、デスクの引き出しにおいしいお菓子がたんまりということも。これはわたしの日々の楽しみ。笑
秘書のお仕事の大変なことやイメージとのギャップ
お休みがとりづらい
これは職場の体制や雰囲気にもよると思います。お休み自体は取れるのですが、上司が不在の間に取るというルールがあり、好きなときに休めないです。わたしが自分の希望日にお休みしたのは、自分の結婚式関係とふもとっぱらキャンプのときのみです。だんだんルールは変わっていくだろうけど、これはけっこうネックだなあ。
もっと大きな会社で、メイン秘書・サブ秘書と体制が整っていたら、割と柔軟にお休みしたりフレックスを使ったりしているイメージです。
失敗が許されず、臨機応変な対応が求められる
トップの役員のスケジュールでミスがあってはいけないし、トラブルがつきもので常に臨機応変な対応が求められるため、結構気を張っていることが多いです。突発の業務も多いので業務負荷もタイミングによって様々。いろいろなことが重なるとどうしてもミスが起きやすいため、しっかりと確認を取るようにしています。
想像以上に謝ることが多い
上司の都合で打ち合わせや出張が中止になったりは日常茶飯事。みんなトップ役員の予定に合わせていろいろと準備をしてくれているのに、それが前日や当日に突然キャンセルになるものだから、たまったもんじゃないですよね。お断りの連絡を入れて謝る回数の多さといったら（笑）しかも相手がどうしても、社外の方、社内の役員や部長クラスといった目上の方ばかりなので、とても気を遣います。。。
このように上司のために謝ったりお願いすることも秘書のお仕事だなあと思います。こういうときのために、普段からできるだけ周りのお願いを聞いたり（予定を頑張って空けたりとか）、コミュニケーションをとって仕事がスムーズに進むくらいに親しくなっておくことが重要だと感じています。
＊おまけ＊同世代の知り合いができづらい
秘書をしていると、特に社内では役員に近い方々としか関わらないと言っても過言ではありません。そのため普通に働いていると同世代の知り合いがなかなかできません。わたしは中途入社のため同期もおらず、同世代の知り合いはかなり少ないと思います。その代わりと言ってはなんですが、50代以上の知り合いはたくさんできますよ。笑
まとめ〜秘書の仕事は大変だけど楽しい〜
秘書の仕事はみなさんが思っているよりも地味で、自分たちが表に出ることはほとんどありません。それに大きなプロジェクトに携わることもないため、評価もされづらいなあと感じることもしばしば。どうしても「すばやく正確にやり遂げる」ということが多いように思います。
それでもみんなから「ありがとう」と言ってもらえるこのお仕事はとても楽しくやりがいがあります。
もう少しで秘書のお仕事からは離れますが、若いときにこの経験ができてよかったと思うし、今後の業務にもきっと活かせることができると感じています。
以上、長い文章を最後までお読みいただきありがとうございました！
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